Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : Janvier 2025
Chez CIGP Services, nous accordons une grande importance à la protection de vos renseignements personnels. Cette politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, conservons et protégeons vos renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) du Québec.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Micknel Toussaint
Courriel : [email protected]
CIGP Services, Québec, Canada
1. Renseignements personnels que nous recueillons
Dans le cadre de nos services de comptabilité, fiscalité et gouvernance de données, nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants :
Renseignements d'identification
- Nom complet
- Adresse postale
- Numéro de téléphone
- Adresse courriel
- Date de naissance
- Numéro d'assurance sociale (NAS)
Renseignements financiers
- Revenus et sources de revenus
- Relevés d'emploi et feuillets fiscaux
- Informations bancaires
- Dépenses déductibles
- Informations sur les placements et investissements
Renseignements d'entreprise (pour les clients corporatifs)
- Numéro d'entreprise du Québec (NEQ)
- États financiers
- Registres comptables
- Informations sur la paie des employés
2. Finalités de la collecte
Nous recueillons vos renseignements personnels uniquement pour les finalités suivantes :
| Finalité | Types de renseignements |
|---|---|
| Préparation de déclarations d'impôts | Identification, financiers |
| Services de comptabilité et tenue de livres | Identification, financiers, entreprise |
| Conseils fiscaux et planification | Identification, financiers |
| Communication avec vous concernant nos services | Identification (courriel, téléphone) |
| Conformité aux obligations légales | Tous les renseignements pertinents |
3. Consentement
Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la loi. Le consentement peut être :
- Exprès : donné de manière explicite (ex. : signature d'un formulaire de consentement)
- Implicite : déduit de vos actions (ex. : transmission volontaire de documents fiscaux)
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous contactant, sous réserve des restrictions légales et contractuelles.
4. Conservation des renseignements
Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été recueillis :
- Documents fiscaux : 7 ans après la fin de l'année d'imposition concernée (conformément aux exigences de l'ARC et de Revenu Québec)
- Documents comptables : 6 ans après la fin de l'exercice financier
- Correspondances et communications : 3 ans après la fin de la relation d'affaires
À l'expiration de ces délais, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire.
5. Mesures de sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie ou l'utilisation abusive :
- Stockage sécurisé des documents physiques dans des classeurs verrouillés
- Chiffrement des données numériques
- Accès restreint aux renseignements sur une base de besoin de savoir
- Mots de passe robustes et authentification sécurisée
- Mises à jour régulières des logiciels de sécurité
6. Communication à des tiers
Nous ne vendons, ne louons ni ne communiquons vos renseignements personnels à des tiers, sauf dans les cas suivants :
- Avec votre consentement : par exemple, pour transmettre votre déclaration d'impôts à l'ARC ou Revenu Québec
- Obligations légales : lorsque requis par la loi ou une ordonnance d'un tribunal
- Fournisseurs de services : prestataires qui nous aident à fournir nos services (ex. : logiciels comptables), liés par des ententes de confidentialité
7. Vos droits
Conformément à la Loi 25, vous avez les droits suivants concernant vos renseignements personnels :
Droit d'accès
Vous pouvez demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
Droit de rectification
Vous pouvez demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets.
Droit à l'effacement
Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve de nos obligations légales de conservation.
Droit à la portabilité
Vous pouvez demander de recevoir vos renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Droit de retirer votre consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels en tout temps.
Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter par courriel. Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours.
8. Témoins (cookies) et technologies similaires
Notre site Web utilise des témoins (cookies) pour :
- Assurer le bon fonctionnement du site (témoins essentiels)
- Analyser l'utilisation du site afin d'améliorer nos services (témoins analytiques)
Vous pouvez gérer vos préférences de témoins via la bannière de consentement qui s'affiche lors de votre première visite, ou en modifiant les paramètres de votre navigateur.
9. Incident de confidentialité
En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous :
- Prendrons les mesures raisonnables pour réduire les risques de préjudice
- Aviserons la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)
- Vous aviserons si l'incident présente un risque de préjudice sérieux pour vous
10. Modifications à cette politique
Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre. Toute modification sera publiée sur cette page avec la date de mise à jour. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique.
Nous contacter
Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :
Courriel : [email protected]
Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai de 30 jours.
Privacy Policy
Last updated: January 2025
At CIGP Services, we place great importance on protecting your personal information. This privacy policy explains how we collect, use, retain and protect your personal information in accordance with Quebec's Act respecting the protection of personal information in the private sector (Law 25).
Privacy Officer
Micknel Toussaint
Email: [email protected]
CIGP Services, Quebec, Canada
1. Personal Information We Collect
As part of our accounting, tax and data governance services, we may collect the following personal information:
Identification Information
- Full name
- Mailing address
- Phone number
- Email address
- Date of birth
- Social Insurance Number (SIN)
Financial Information
- Income and sources of income
- Employment records and tax slips
- Banking information
- Deductible expenses
- Investment information
Business Information (for corporate clients)
- Quebec Enterprise Number (NEQ)
- Financial statements
- Accounting records
- Employee payroll information
2. Purposes of Collection
We collect your personal information only for the following purposes:
| Purpose | Types of Information |
|---|---|
| Tax return preparation | Identification, financial |
| Accounting and bookkeeping services | Identification, financial, business |
| Tax advice and planning | Identification, financial |
| Communication regarding our services | Identification (email, phone) |
| Legal compliance | All relevant information |
3. Consent
We obtain your consent before collecting, using or disclosing your personal information, except where permitted by law. Consent may be:
- Express: given explicitly (e.g., signing a consent form)
- Implied: inferred from your actions (e.g., voluntarily submitting tax documents)
You may withdraw your consent at any time by contacting us, subject to legal and contractual restrictions.
4. Retention of Information
We retain your personal information only for as long as necessary for the purposes for which it was collected:
- Tax documents: 7 years after the end of the relevant tax year (in accordance with CRA and Revenu Québec requirements)
- Accounting documents: 6 years after the end of the fiscal year
- Correspondence and communications: 3 years after the end of the business relationship
Upon expiration of these periods, information is securely destroyed.
5. Security Measures
We implement appropriate security measures to protect your personal information against loss, theft, unauthorized access, disclosure, copying or misuse:
- Secure storage of physical documents in locked filing cabinets
- Encryption of digital data
- Restricted access to information on a need-to-know basis
- Strong passwords and secure authentication
- Regular security software updates
6. Disclosure to Third Parties
We do not sell, rent or disclose your personal information to third parties, except in the following cases:
- With your consent: for example, to submit your tax return to CRA or Revenu Québec
- Legal obligations: when required by law or court order
- Service providers: providers who help us deliver our services (e.g., accounting software), bound by confidentiality agreements
7. Your Rights
Under Law 25, you have the following rights regarding your personal information:
Right of Access
You may request access to the personal information we hold about you.
Right to Rectification
You may request correction of inaccurate or incomplete information.
Right to Erasure
You may request deletion of your personal information, subject to our legal retention obligations.
Right to Portability
You may request to receive your personal information in a structured, commonly used technological format.
Right to Withdraw Consent
You may withdraw your consent to the use of your personal information at any time.
To exercise any of these rights, please contact us by email. We will respond to your request within 30 days.
8. Cookies and Similar Technologies
Our website uses cookies to:
- Ensure proper functioning of the site (essential cookies)
- Analyze site usage to improve our services (analytical cookies)
You can manage your cookie preferences via the consent banner that appears on your first visit, or by changing your browser settings.
9. Privacy Incident
In the event of a privacy incident presenting a risk of serious harm, we will:
- Take reasonable steps to reduce the risk of harm
- Notify the Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)
- Notify you if the incident presents a risk of serious harm to you
10. Changes to This Policy
We may modify this privacy policy from time to time. Any changes will be posted on this page with the update date. We encourage you to review this policy regularly.
Contact Us
For any questions regarding this privacy policy or to exercise your rights, please contact our Privacy Officer:
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We are committed to responding to your request within 30 days.